A digitalização da informação trouxe consigo uma série de benefícios e desafios para a sociedade. Neste cenário está a questão da segurança de dados, evidenciada recentemente pelo incidente envolvendo os beneficiários do programa Auxílio Brasil. A falha de segurança, que afetou aproximadamente 4 milhões de cidadãos, trouxe à tona a discussão sobre responsabilidade institucional e o direito à privacidade.
A decisão da 1ª Vara Cível Federal de São Paulo em determinar uma indenização pela Caixa Econômica Federal e pelo Governo, busca endereçar o dano causado e estabelecer um precedente de responsabilidade. A magnitude da indenização, que pode alcançar um total de mais de R$ 56 bilhões quando considerados todos os pagamentos, reflete a seriedade do ocorrido.
É essencial destacar a importância da segurança de dados em uma sociedade cada vez mais digitalizada. Instituições como a Caixa, Dataprev, Governo Federal e a ANPD têm o dever de garantir a integridade e privacidade das informações que administram. A confiança depositada pelos cidadãos nas instituições, como bem apontado pelo juiz Marco Aurelio de Mello Castrianni, é um bem valioso e deve ser zelado.
As implicações do vazamento não se limitam a exposições indesejadas. Há suspeitas, ainda a serem verificadas, sobre o uso indevido dessas informações em contexto eleitoral. Independentemente do desfecho dessas investigações, é imperativo que as instituições atuem de forma transparente e que mecanismos de controle sejam estabelecidos e aprimorados.
Diante do exposto, o incidente com o Auxílio Brasil serve como um lembrete da necessidade de revisão e fortalecimento de nossos sistemas de segurança de dados. A confiança da população e a integridade das instituições estão em jogo. Ao mesmo tempo, destaca a importância de legislações claras e efetivas sobre proteção de dados, garantindo que os cidadãos estejam protegidos e que as instituições sejam responsáveis pela gestão adequada das informações.
Este é um momento oportuno para reflexão e ação, buscando um Brasil mais seguro e transparente no trato das informações digitais.
O crescente aumento global de vazamentos e violações de dados tem acendido um alerta em relação à proteção e privacidade dos usuários nas redes. Esse cenário é agravado por vazamentos expressivos que envolvem grandes corporações globais, levando governos a tomar medidas para fortalecer a proteção de dados pessoais. A União Europeia estabeleceu um marco pioneiro com a Lei Geral de Proteção de Dados (GDPR) em maio de 2018, influenciando a adoção global de legislações similares.
No ambiente corporativo, a segurança cibernética se tornou vital, visto que a perda da confiança dos usuários pode causar danos financeiros e de reputação, impactando os negócios. Assim, a conscientização sobre a importância da privacidade dos dados e a implantação de medidas de segurança se tornaram prioridades para estabelecer relações de confiança.
No contexto brasileiro, a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em 2020 marcou um avanço significativo. Ela estabeleceu princípios como o consentimento explícito para a coleta de dados e a responsabilidade das empresas em proteger informações sensíveis.
Particularmente no Brasil, houve um aumento expressivo nos vazamentos de dados, conforme estudo do Massachusetts Institute of Technology (MIT) indicou um aumento de 493% entre 2018 e 2019. Isso ressalta a relevância da LGPD e a urgência das empresas em se adaptarem às normas. Grandes varejistas brasileiros enfrentaram penalidades por não cumprir a LGPD, destacando a importância da conformidade.
Empresas estão impelidas a fazer mais do que a legislação exige para garantir a confiança dos clientes e parceiros. A revisão minuciosa de políticas de privacidade, adoção de medidas técnicas e organizacionais, nomeação de um encarregado de proteção de dados (DPO) e treinamentos para funcionários são passos fundamentais. Manter registros precisos das atividades de tratamento de dados e consentimentos demonstra conformidade e facilita respostas a demandas legais.
Tais ações não só atendem obrigações legais, mas também reforçam a proteção da privacidade dos usuários e reduzem riscos financeiros, preservando a reputação e a competitividade das empresas. Isso mostra que o comprometimento com a segurança de dados é uma estratégia inteligente em um mundo cada vez mais conectado e preocupado com a privacidade.
A gestão adequada dos documentos empresariais em formato físico tem se tornado uma questão de relevância crescente. Muitas empresas se questionam sobre o destino desses papéis após a realização da digitalização e arquivamento eletrônico. É válido esclarecer que, sim, é possível descartar os papéis físicos após o processo de digitalização, desde que isso seja realizado em conformidade com as diretrizes legais e regulamentares. Os arquivos digitais possuem igual validade legal, desde que cumpridas as condições estabelecidas pela legislação pertinente.
No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a eliminação adequada dos dados pessoais é um ponto essencial. A LGPD estipula que os dados pessoais devem ser eliminados após a finalização de seu tratamento, salvo nos casos em que a retenção seja necessária para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa por órgãos competentes, para transferência a terceiros ou para uso exclusivo do controlador, sempre com atenção à anonimização sempre que possível.
A evolução tecnológica tem possibilitado que informações sejam processadas integralmente em meio digital, reduzindo a dependência de documentos físicos. Apesar disso, ainda é comum a presença significativa de registros em papel nas organizações.
No entanto, é preciso entender que a transição para o formato digital não compromete a validade legal dos documentos. A equivalência legal é alcançada desde que se sigam os requisitos estabelecidos no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outras normativas pertinentes.
Conforme definido pelo referido decreto, a digitalização de documentos físicos deve ser realizada com tecnologias que garantam a integridade e confiabilidade dos documentos, mantendo padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade. A confidencialidade deve ser observada quando cabível, assim como a transparência entre sistemas informatizados.
No âmbito da administração pública, documentos digitalizados possuem a mesma validade que seus equivalentes físicos quando assinados com certificação digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), obedecendo a requisitos específicos de formato e resolução.
É importante ressaltar que a validade dos documentos digitais também depende da inclusão de metadados essenciais, que oferecem informações estruturadas para classificação, descrição e gerenciamento dos documentos.
Após cumprir as exigências estabelecidas pelo Decreto, a eliminação adequada dos documentos físicos é possível, exceto quando possuem valor histórico. A lei 12.682 de 2012 também respalda essa prática ao estabelecer que documentos digitalizados podem substituir os originais, os quais podem ser destruídos, salvo os de valor histórico.
Entretanto, é necessário observar exceções, como documentos referentes a operações financeiras, identificação e porte obrigatório, que devem ser mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência.
O descarte dos papéis deve ser feito de maneira que inviabilize a recuperação das informações, o que pode envolver a fragmentação dos papéis ou a contratação de empresas especializadas para reciclagem.
Empresas devem desenvolver procedimentos que garantam a avaliação, seleção e descarte de documentos conforme a legislação vigente e suas políticas internas, evitando a retenção inadequada de informações após os prazos determinados, o que poderia resultar em infrações às normas de proteção de dados.
Em suma, a gestão eficiente de documentos físicos após sua digitalização é uma prática fundamental que, quando bem conduzida, não apenas otimiza o espaço e reduz custos, mas também assegura a conformidade legal e a proteção adequada dos dados pessoais.
É importante ressaltar que o dilema em questão é, na verdade, uma falsa dicotomia. A proteção dos dados pessoais e a transparência proativa são ambos direitos fundamentais consagrados na Constituição. A transparência proativa é uma ferramenta crucial para assegurar o direito fundamental de acesso à informação relacionada à gestão pública. De maneira similar, a proteção dos dados pessoais foi oficialmente reconhecida como um direito fundamental pela Emenda Constitucional n° 115, que a incorporou ao mesmo artigo 5º. Não existe uma hierarquia entre os direitos fundamentais, mas sim uma busca por harmonizá-los sempre que possível, mesmo em situações de aparente conflito. Portanto, a Lei de Acesso à Informação (LAI) desempenha o papel de promover a transparência e o acesso à informação para os cidadãos, enquanto a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece regras e restrições para o uso de dados pessoais.
A transparência proativa tem como principal objetivo possibilitar o controle social e a supervisão das ações do setor público, sendo essencial para a prática democrática e para assegurar a prestação de contas das atividades governamentais. Assim, quando a transparência proativa implica na divulgação de dados pessoais, o interesse público nessa divulgação se restringiria à identificação dos agentes, sejam eles públicos ou privados, envolvidos nos atos administrativos, como contratos e notas de empenho. Essa identificação pode ser viabilizada por meio do nome completo e do CPF, ou alternativamente, pelo número de matrícula nos casos que envolvam agentes públicos. O CPF, inclusive, já é considerado um documento suficiente para identificar cidadãos em bancos de dados de serviços públicos, de acordo com a Lei nº 14.534/2023.
No contexto da transparência proativa, é possível que, além do nome e do CPF, outros dados pessoais sejam disponibilizados. Por exemplo, em contratos administrativos, os dados pessoais dos responsáveis legais podem incluir informações como data de nascimento, endereço, e-mail, telefone e assinatura. Similarmente, notas de empenho podem conter mais informações sobre a pessoa física beneficiária de pagamentos do setor público.
No entanto, a coleta organizada desses dados pessoais pode ser explorada por indivíduos mal-intencionados para atividades ilícitas, como roubo de identidade, abertura fraudulenta de contas bancárias, subscrição de serviços e até mesmo a realização de transações civis, como aluguel de propriedades ou compra de bens. Detentores desses dados podem falsificar documentos e fazer-se passar pelas pessoas cujas informações foram expostas.
Além disso, é importante considerar que algoritmos de web scraping são capazes de extrair informações de diversos documentos para construir bancos de dados, permitindo o perfilamento de servidores públicos com base em sua renda mensal, conforme apresentado nos portais de transparência. Isso pode levar a empresas com intenções duvidosas direcionando produtos e anúncios específicos, o que constitui uma violação dos princípios da LGPD.
Portanto, esses dados não são essenciais para a transparência proativa, uma vez que extrapolam sua finalidade e sua divulgação acarreta riscos aos titulares. No que diz respeito à identificação dos responsáveis por atos administrativos, acredita-se que somente o nome e o CPF são suficientes.
Contudo, quanto ao CPF, também é possível argumentar que a divulgação do número completo dos envolvidos em atos administrativos não é necessária, dado que esse é um dado altamente sensível e único para cada indivíduo. Nos Estados Unidos, o SSN (Número de Seguro Social) possui funções semelhantes ao CPF e é amplamente recomendado que esse número seja mantido confidencial, devido ao risco de fraude.
Em contratos administrativos, portanto, apenas a informação de identificação do representante legal, com nome completo e CPF mascarado (ou número de matrícula em casos de servidores públicos), seria suficiente para atender à transparência proativa, protegendo a privacidade dos envolvidos e prevenindo fraudes.
No entanto, há situações em que os dados pessoais não estão estruturados em bancos de dados, como contratos administrativos digitalizados, e estão disponíveis no documento. Se o documento for digitalizado com reconhecimento óptico de caracteres, os dados pessoais podem ser extraídos, inclusive de forma automatizada.
Nesses casos, ferramentas de “marcação para redação” podem ser empregadas para cobrir os dados pessoais que não são necessários. Isso, no entanto, muitas vezes requer intervenção manual, o que pode ser desafiador para órgãos com recursos limitados. Além disso, o mascaramento do CPF pode exigir softwares específicos.
Por conseguinte, o encarregado pelo tratamento de dados pessoais deve orientar as áreas responsáveis.
