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O QUE FAZER COM OS DADOS DO EX-FUNCIONÁRIO? ENTENDA OS DEVERES DA EMPRESA APÓS A DEMISSÃO

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) trouxe importantes responsabilidades às empresas que lidam com dados de pessoas físicas. No contexto das relações de trabalho, muito se discute sobre o tratamento de dados durante a vigência do contrato, mas é igualmente necessário observar os cuidados que permanecem mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.

Ao desligar um colaborador, a empresa não encerra automaticamente sua obrigação quanto aos dados pessoais coletados ao longo da relação de trabalho. Informações como CPF, endereço, dados bancários, registros médicos ocupacionais, avaliações de desempenho e ocorrências internas continuam armazenadas por razões diversas. A pergunta que surge é: por quanto tempo esses dados podem — ou devem — ser mantidos?

A resposta depende da finalidade. Diversas legislações exigem que certos documentos sejam guardados por prazos específicos, independentemente da LGPD. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por exemplo, e normas da Receita Federal, do INSS e da Caixa Econômica Federal estabelecem períodos obrigatórios de guarda. Um exemplo comum é o dever de arquivamento de documentos relacionados ao FGTS por até 30 anos. Já as informações previdenciárias e relativas ao contrato de trabalho devem ser conservadas por, no mínimo, 10 anos.

A LGPD, por sua vez, não se sobrepõe a essas obrigações legais. Ela orienta que os dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver uma base legal que justifique seu armazenamento. No caso dos ex-empregados, essa base costuma ser o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Quando essa necessidade cessa, deve haver o descarte seguro dessas informações, garantindo a confidencialidade e evitando o uso indevido.

Vale destacar que, mesmo durante o período de retenção, a empresa deve seguir os princípios da lei, como finalidade, necessidade e segurança. Isso significa manter apenas o que for necessário, proteger os dados contra acessos não autorizados e limitar o uso para finalidades compatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.

Outro ponto relevante é a transparência. O ex-funcionário tem o direito de saber se seus dados ainda estão sendo tratados, por qual motivo, e por quanto tempo. Esse tipo de informação deve estar acessível de forma clara e objetiva, preferencialmente em uma política de privacidade ou outro documento oficial da empresa.

O desligamento de um colaborador não representa o fim do cuidado com seus dados pessoais. As empresas devem manter políticas internas que conciliem os requisitos legais de armazenamento com os princípios da LGPD, adotando práticas seguras e respeitosas com as informações daqueles que já contribuíram com sua história. Agir com responsabilidade nesse ponto é parte do compromisso ético que se espera de qualquer organização.

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POLÍTICA DE PRIVACIDADE COPIADA DA INTERNET: UMA PRÁTICA COMUM QUE NÃO ATENDE À LGPD

Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, ainda tratam documentos como contratos e políticas internas com certo desleixo. Na tentativa de economizar tempo e dinheiro, optam por copiar modelos prontos da internet, com leves adaptações, acreditando estarem protegidas juridicamente. No entanto, essa prática tem se mostrado não apenas arriscada, mas onerosa a médio e longo prazo.

A política de privacidade é um exemplo recorrente. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tornou-se necessário demonstrar que os dados pessoais tratados pela empresa estão protegidos e que o titular está devidamente informado sobre seus direitos. Copiar uma política de privacidade sem considerar a realidade do negócio, os fluxos de dados envolvidos e os riscos específicos da atividade exercida é um erro que pode comprometer toda a estratégia de conformidade da organização.

Documentos jurídicos, quando redigidos de forma genérica, sem observar a natureza específica da empresa, sua estrutura interna e suas práticas operacionais, deixam lacunas importantes. Essas lacunas, por sua vez, podem ser exploradas em disputas judiciais, fiscalizações administrativas e até em situações simples do cotidiano empresarial, como uma rescisão contratual ou a apuração de responsabilidades em caso de incidente de segurança da informação.

Além disso, políticas internas, como códigos de conduta, termos de uso e regulamentos internos, não cumprem seu papel quando não dialogam com a cultura organizacional e não orientam de forma clara o comportamento esperado de colaboradores, prestadores de serviço e parceiros. É comum encontrar empresas com documentos que falam em tecnologias que não utilizam, em práticas que não realizam ou em obrigações que nunca são fiscalizadas. Isso enfraquece a governança interna e, pior, pode ser usado contra a própria empresa em litígios.

Investir na elaboração de documentos personalizados, construídos com base na realidade da empresa, é um cuidado que traz segurança jurídica, fortalece a imagem institucional e previne conflitos. Não se trata de uma formalidade excessiva, mas de um instrumento de organização, prevenção e responsabilidade.

A aparente economia em copiar um modelo pronto pode se transformar em prejuízo. Afinal, um contrato mal feito ou uma política copiada sem reflexão pode custar caro, seja em processos judiciais, seja em sanções administrativas, seja na perda de confiança de parceiros e clientes. O barato, nesse caso, tem preço alto.

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IMPLEMENTANDO UMA CULTURA DE PRIVACIDADE SOB A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS

A Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD), estabelecida pela Lei nº 13.709/18, estipula em seu artigo 50 uma diretriz importante para controladores e operadores de dados. Esta legislação exige que tais agentes estabeleçam “regras de boas práticas e de governança” que não apenas atendam aos direitos dos titulares de dados, mas também assegurem a implementação de padrões técnicos eficazes para a salvaguarda desses dados. Isso inclui a realização de ações educativas, a implementação de mecanismos de supervisão e a mitigação de riscos, entre outras práticas relevantes ao tratamento de dados pessoais.

Além disso, o parágrafo segundo do mesmo artigo da LGPD enfatiza a importância de que o controlador (e idealmente o operador também) implemente um programa de governança em privacidade. Este programa deve incorporar requisitos mínimos, como a demonstração do compromisso do controlador com a adoção de políticas internas e práticas adequadas para a proteção de dados, cobrindo todos os dados pessoais sob sua posse. É imperativo que o programa seja adaptado às particularidades da estrutura, escala e volume das operações da entidade, além de levar em conta a sensibilidade dos dados processados. Também é essencial estabelecer políticas e salvaguardas baseadas em uma avaliação de risco e impacto, mantendo a transparência para estabelecer uma relação de confiança com os titulares dos dados, integrando o programa à estrutura de governança corporativa da entidade, criando um plano de resposta a incidentes e garantindo sua constante atualização, como exemplificado pelo ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir).

No entanto, mais do que simplesmente cumprir um mandato legal, o programa de governança em privacidade deve fomentar uma cultura de proteção de dados dentro da organização, demonstrando à sociedade que há um comprometimento real com a privacidade. Isso deve refletir os princípios de boa-fé, transparência, responsabilização e prestação de contas, conforme estabelecido no artigo 6º da LGPD.

Para iniciar a implementação de um programa eficaz de governança em privacidade, é essencial que a organização elabore e divulgue uma declaração de missão ou visão relacionada à privacidade. Esta declaração deve comunicar de forma sucinta e clara o compromisso da organização com a privacidade, servindo como uma diretriz e um elemento-chave para o estabelecimento de um programa de privacidade que esteja alinhado com as realidades e expectativas da organização, dos titulares de dados e de todos os stakeholders.

A declaração de missão deve evidenciar por que a privacidade é um valor fundamental para a organização, estabelecendo sua posição sobre o tema. Ela deve articular, em poucas frases claras e concisas, o propósito e os ideais da organização em relação à privacidade.

Em suma, a declaração de missão deve refletir a aspiração da organização em relação à privacidade, definindo um objetivo claro a ser perseguido por meio de ações concretas para construir uma relação de confiança com os titulares dos dados.

Por último, é importante enfatizar que o programa de governança em privacidade é também necessário para entidades do setor público. A declaração da missão de privacidade, que pode ser integrada à Política de Privacidade, é fundamental para desenvolver uma cultura de privacidade e proteção de dados no setor público. Assim, o direito fundamental à proteção de dados pessoais, agora reconhecido na Constituição Brasileira através da Emenda Constitucional nº 115 de 2022, será respeitado em todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas.