Arquivos Gestão de Documentos

No dia a dia, muitas empresas e profissionais lidam com uma quantidade imensa de documentos, muitos contendo informações pessoais e dados sensíveis. O problema surge quando esses papéis são descartados de maneira inadequada, indo parar no lixo comum sem qualquer cuidado. Um contrato rasgado ao meio, um formulário esquecido na impressora ou até mesmo uma anotação jogada no cesto podem se tornar verdadeiras minas de ouro para fraudadores e golpistas.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece regras claras sobre o tratamento e a segurança das informações pessoais, e isso inclui o descarte. O artigo 6º da legislação traz princípios como a necessidade e a prevenção, deixando claro que dados devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário e descartados de forma segura quando não forem mais úteis. O que significa, na prática, que simplesmente jogar um papel no lixo sem qualquer proteção pode ser interpretado como um vazamento de dados e gerar sanções.

As empresas devem adotar medidas para evitar esse tipo de risco. Um dos métodos mais eficazes é a fragmentação de documentos, seja por meio de trituradores de papel, seja com serviços especializados em descarte seguro. Além disso, a digitalização e a adoção de repositórios eletrônicos seguros ajudam a reduzir a dependência de documentos físicos, minimizando as chances de exposição indevida.

Muitos casos de vazamento de informações começam justamente com descuidos no descarte. O lixo corporativo pode ser um alvo fácil para aqueles que buscam dados para fraudes, clonagem de identidade ou até espionagem empresarial. Em tempos de intensa fiscalização sobre o uso e a proteção de informações, ignorar esse risco pode resultar em multas, processos e danos à reputação da empresa.

Portanto, antes de se desfazer de qualquer papel, reflita sobre o que ele contém e adote práticas seguras de descarte. Afinal, uma folha esquecida no lixo pode carregar muito mais do que palavras: pode ser a chave para um problema que nenhum gestor gostaria de enfrentar.

A gestão adequada dos documentos empresariais em formato físico tem se tornado uma questão de relevância crescente. Muitas empresas se questionam sobre o destino desses papéis após a realização da digitalização e arquivamento eletrônico. É válido esclarecer que, sim, é possível descartar os papéis físicos após o processo de digitalização, desde que isso seja realizado em conformidade com as diretrizes legais e regulamentares. Os arquivos digitais possuem igual validade legal, desde que cumpridas as condições estabelecidas pela legislação pertinente.

No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a eliminação adequada dos dados pessoais é um ponto essencial. A LGPD estipula que os dados pessoais devem ser eliminados após a finalização de seu tratamento, salvo nos casos em que a retenção seja necessária para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa por órgãos competentes, para transferência a terceiros ou para uso exclusivo do controlador, sempre com atenção à anonimização sempre que possível.

A evolução tecnológica tem possibilitado que informações sejam processadas integralmente em meio digital, reduzindo a dependência de documentos físicos. Apesar disso, ainda é comum a presença significativa de registros em papel nas organizações.

No entanto, é preciso entender que a transição para o formato digital não compromete a validade legal dos documentos. A equivalência legal é alcançada desde que se sigam os requisitos estabelecidos no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outras normativas pertinentes.

Conforme definido pelo referido decreto, a digitalização de documentos físicos deve ser realizada com tecnologias que garantam a integridade e confiabilidade dos documentos, mantendo padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade. A confidencialidade deve ser observada quando cabível, assim como a transparência entre sistemas informatizados.

No âmbito da administração pública, documentos digitalizados possuem a mesma validade que seus equivalentes físicos quando assinados com certificação digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), obedecendo a requisitos específicos de formato e resolução.

É importante ressaltar que a validade dos documentos digitais também depende da inclusão de metadados essenciais, que oferecem informações estruturadas para classificação, descrição e gerenciamento dos documentos.

Após cumprir as exigências estabelecidas pelo Decreto, a eliminação adequada dos documentos físicos é possível, exceto quando possuem valor histórico. A lei 12.682 de 2012 também respalda essa prática ao estabelecer que documentos digitalizados podem substituir os originais, os quais podem ser destruídos, salvo os de valor histórico.

Entretanto, é necessário observar exceções, como documentos referentes a operações financeiras, identificação e porte obrigatório, que devem ser mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência.

O descarte dos papéis deve ser feito de maneira que inviabilize a recuperação das informações, o que pode envolver a fragmentação dos papéis ou a contratação de empresas especializadas para reciclagem.

Empresas devem desenvolver procedimentos que garantam a avaliação, seleção e descarte de documentos conforme a legislação vigente e suas políticas internas, evitando a retenção inadequada de informações após os prazos determinados, o que poderia resultar em infrações às normas de proteção de dados.

Em suma, a gestão eficiente de documentos físicos após sua digitalização é uma prática fundamental que, quando bem conduzida, não apenas otimiza o espaço e reduz custos, mas também assegura a conformidade legal e a proteção adequada dos dados pessoais.

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