DO FÍSICO AO DIGITAL: A JORNADA DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS NA ERA DA LGPD
A gestão adequada dos documentos empresariais em formato físico tem se tornado uma questão de relevância crescente. Muitas empresas se questionam sobre o destino desses papéis após a realização da digitalização e arquivamento eletrônico. É válido esclarecer que, sim, é possível descartar os papéis físicos após o processo de digitalização, desde que isso seja realizado em conformidade com as diretrizes legais e regulamentares. Os arquivos digitais possuem igual validade legal, desde que cumpridas as condições estabelecidas pela legislação pertinente.
No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a eliminação adequada dos dados pessoais é um ponto essencial. A LGPD estipula que os dados pessoais devem ser eliminados após a finalização de seu tratamento, salvo nos casos em que a retenção seja necessária para cumprir obrigações legais ou regulatórias, para fins de pesquisa por órgãos competentes, para transferência a terceiros ou para uso exclusivo do controlador, sempre com atenção à anonimização sempre que possível.
A evolução tecnológica tem possibilitado que informações sejam processadas integralmente em meio digital, reduzindo a dependência de documentos físicos. Apesar disso, ainda é comum a presença significativa de registros em papel nas organizações.
No entanto, é preciso entender que a transição para o formato digital não compromete a validade legal dos documentos. A equivalência legal é alcançada desde que se sigam os requisitos estabelecidos no Decreto nº 10.278 de 2020, bem como outras normativas pertinentes.
Conforme definido pelo referido decreto, a digitalização de documentos físicos deve ser realizada com tecnologias que garantam a integridade e confiabilidade dos documentos, mantendo padrões técnicos que assegurem a qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade. A confidencialidade deve ser observada quando cabível, assim como a transparência entre sistemas informatizados.
No âmbito da administração pública, documentos digitalizados possuem a mesma validade que seus equivalentes físicos quando assinados com certificação digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), obedecendo a requisitos específicos de formato e resolução.
É importante ressaltar que a validade dos documentos digitais também depende da inclusão de metadados essenciais, que oferecem informações estruturadas para classificação, descrição e gerenciamento dos documentos.
Após cumprir as exigências estabelecidas pelo Decreto, a eliminação adequada dos documentos físicos é possível, exceto quando possuem valor histórico. A lei 12.682 de 2012 também respalda essa prática ao estabelecer que documentos digitalizados podem substituir os originais, os quais podem ser destruídos, salvo os de valor histórico.
Entretanto, é necessário observar exceções, como documentos referentes a operações financeiras, identificação e porte obrigatório, que devem ser mantidos em suporte físico durante os prazos de prescrição e decadência.
O descarte dos papéis deve ser feito de maneira que inviabilize a recuperação das informações, o que pode envolver a fragmentação dos papéis ou a contratação de empresas especializadas para reciclagem.
Empresas devem desenvolver procedimentos que garantam a avaliação, seleção e descarte de documentos conforme a legislação vigente e suas políticas internas, evitando a retenção inadequada de informações após os prazos determinados, o que poderia resultar em infrações às normas de proteção de dados.
Em suma, a gestão eficiente de documentos físicos após sua digitalização é uma prática fundamental que, quando bem conduzida, não apenas otimiza o espaço e reduz custos, mas também assegura a conformidade legal e a proteção adequada dos dados pessoais.
