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O QUE FAZER COM OS DADOS DO EX-FUNCIONÁRIO? ENTENDA OS DEVERES DA EMPRESA APÓS A DEMISSÃO

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) trouxe importantes responsabilidades às empresas que lidam com dados de pessoas físicas. No contexto das relações de trabalho, muito se discute sobre o tratamento de dados durante a vigência do contrato, mas é igualmente necessário observar os cuidados que permanecem mesmo após o encerramento do vínculo empregatício.

Ao desligar um colaborador, a empresa não encerra automaticamente sua obrigação quanto aos dados pessoais coletados ao longo da relação de trabalho. Informações como CPF, endereço, dados bancários, registros médicos ocupacionais, avaliações de desempenho e ocorrências internas continuam armazenadas por razões diversas. A pergunta que surge é: por quanto tempo esses dados podem — ou devem — ser mantidos?

A resposta depende da finalidade. Diversas legislações exigem que certos documentos sejam guardados por prazos específicos, independentemente da LGPD. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por exemplo, e normas da Receita Federal, do INSS e da Caixa Econômica Federal estabelecem períodos obrigatórios de guarda. Um exemplo comum é o dever de arquivamento de documentos relacionados ao FGTS por até 30 anos. Já as informações previdenciárias e relativas ao contrato de trabalho devem ser conservadas por, no mínimo, 10 anos.

A LGPD, por sua vez, não se sobrepõe a essas obrigações legais. Ela orienta que os dados pessoais só podem ser mantidos enquanto houver uma base legal que justifique seu armazenamento. No caso dos ex-empregados, essa base costuma ser o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Quando essa necessidade cessa, deve haver o descarte seguro dessas informações, garantindo a confidencialidade e evitando o uso indevido.

Vale destacar que, mesmo durante o período de retenção, a empresa deve seguir os princípios da lei, como finalidade, necessidade e segurança. Isso significa manter apenas o que for necessário, proteger os dados contra acessos não autorizados e limitar o uso para finalidades compatíveis com aquelas que justificaram sua coleta.

Outro ponto relevante é a transparência. O ex-funcionário tem o direito de saber se seus dados ainda estão sendo tratados, por qual motivo, e por quanto tempo. Esse tipo de informação deve estar acessível de forma clara e objetiva, preferencialmente em uma política de privacidade ou outro documento oficial da empresa.

O desligamento de um colaborador não representa o fim do cuidado com seus dados pessoais. As empresas devem manter políticas internas que conciliem os requisitos legais de armazenamento com os princípios da LGPD, adotando práticas seguras e respeitosas com as informações daqueles que já contribuíram com sua história. Agir com responsabilidade nesse ponto é parte do compromisso ético que se espera de qualquer organização.

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A PROTEÇÃO DE DADOS NA RELAÇÃO DE TRABALHO: TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS NA EXPERIÊNCIA DO COLABORADOR

A proteção de dados pessoais deixou de ser uma questão meramente técnica para se tornar um imperativo ético e jurídico no ambiente organizacional. Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018), a relação entre empregadores e colaboradores demanda um olhar atento para o tratamento de dados em todas as fases da relação de trabalho: do recrutamento ao desligamento.

  1. Recrutamento: o ponto de partida da responsabilidade

No momento da seleção de candidatos, inicia-se a coleta de dados pessoais como currículos, histórico profissional, pretensão salarial, entre outros. Ainda que não haja vínculo empregatício, a empresa já é considerada controladora desses dados, devendo adotar fundamentos legais claros para o tratamento. Nessa fase, o tratamento geralmente se baseia no legítimo interesse do empregador (art. 7º, IX, LGPD), desde que respeitados os direitos e liberdades do titular. É fundamental limitar a coleta ao estritamente necessário e fornecer informações claras sobre o uso das informações, inclusive quanto ao prazo de retenção dos dados de candidatos não selecionados.

  1. Admissão: formalização com responsabilidade

Com a contratação, o volume e a sensibilidade dos dados aumentam significativamente: documentos de identificação, dados bancários, informações de dependentes, declarações de saúde e até mesmo dados sensíveis, como convicções religiosas ou filiações sindicais. Aqui, a base legal do cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II, LGPD) é frequentemente invocada, especialmente para dados exigidos por obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Dados sensíveis, por sua vez, exigem atenção redobrada e devem se apoiar, em regra, no cumprimento de obrigações legais ou na necessidade de garantir direitos do titular ou de terceiros (art. 11, II, “a” e “d”).

  1. Permanência: uso contínuo, vigilância constante

Durante a vigência do contrato de trabalho, a empresa continua tratando dados pessoais para fins de folha de pagamento, benefícios, avaliações de desempenho, controle de jornada e segurança patrimonial. A transparência com o colaborador é medida essencial: ele deve ter ciência de como seus dados são utilizados e protegidos. Deve-se adotar políticas internas, treinamentos, controles de acesso e medidas técnicas para prevenir o vazamento de informações. A adoção de um programa efetivo de governança em proteção de dados contribui não apenas para a conformidade legal, mas também para a confiança no ambiente de trabalho.

  1. Desligamento: encerramento com dignidade e conformidade

O término do contrato de trabalho não encerra, de imediato, o tratamento dos dados do ex-colaborador. Informações devem ser mantidas para cumprimento de obrigações legais, como o prazo prescricional de ações trabalhistas e tributárias. Ainda assim, é necessário avaliar a finalidade de cada dado retido, mantendo somente o indispensável. Dados armazenados para eventual recontratação futura devem ser tratados com base no legítimo interesse, desde que observados os princípios da minimização, necessidade e transparência.

A jornada do colaborador exige do empregador não apenas o cumprimento da legislação trabalhista, mas também o respeito às normas de proteção de dados. A adoção de políticas internas, contratos bem redigidos, controles de acesso e uma cultura de privacidade são instrumentos indispensáveis à conformidade. Tratar dados de forma ética e segura é, antes de tudo, uma forma de reconhecer no colaborador aquilo que ele é: uma pessoa, com direitos que merecem ser respeitados do início ao fim da relação de trabalho.