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VOCÊ COLETOU UM E-MAIL: E AGORA, ESTÁ EM CONFORMIDADE COM A LGPD?

Você investiu em um bom formulário, ofereceu um conteúdo valioso e, pronto: o lead chegou. E agora que você tem o e-mail da pessoa, o que fazer?

Primeiro, é preciso lembrar que esse dado pertence ao titular, e você só pode usá-lo de forma transparente e respeitosa. O simples fato de alguém informar o e-mail não significa que está autorizando o envio de mensagens promocionais, boletins ou ofertas. A base legal para esse tratamento precisa estar muito bem definida.

A mais comum nesse caso é o consentimento. Isso significa que o titular precisa concordar, de forma livre e clara, com o uso do seu e-mail para um propósito específico. E mais: deve ter a opção de retirar essa autorização com a mesma facilidade com que a deu.

Outra possibilidade é o legítimo interesse, que pode ser aplicada quando há uma relação prévia ou expectativa razoável do titular em receber comunicações, como um cliente que já comprou de você antes. Mas atenção: essa base exige uma análise criteriosa, chamada de teste de balanceamento, e nunca deve ser usada como carta coringa.

Além disso, cuidado com o envio de e-mails repetitivos, irrelevantes ou sem opção de descadastramento. Isso pode ser entendido como spam e gerar denúncias, inclusive à ANPD, que já deixou claro que respeitar os direitos dos titulares é parte do jogo.

Portanto, se você está formando sua lista de contatos, pense nela como um compromisso. Garanta que cada e-mail tenha um motivo legítimo para estar ali. E trate cada lead com o mesmo cuidado que você espera quando fornece seus próprios dados.

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RETENÇÃO DE DADOS: ENTENDA POR QUE RETER DADOS SEM NECESSIDADE PODE PREJUDICAR SUA EMPRESA

Em tempos de crescente atenção à privacidade e à proteção de dados pessoais, é notável a prática recorrente de empresas que mantêm, por longos períodos, dados de clientes, ex-colaboradores e parceiros comerciais, mesmo quando não há mais qualquer fundamento jurídico que justifique tal conservação. Trata-se de uma conduta que, além de desnecessária, contraria os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).

A LGPD é clara ao estabelecer que o tratamento de dados deve observar, entre outros, o princípio da necessidade, segundo o qual devem ser tratados apenas os dados estritamente necessários para a realização de finalidades legítimas e específicas. A manutenção indiscriminada de informações por tempo indefinido, sem respaldo legal ou regulatório, viola não apenas esse princípio, mas também o da finalidade e o do livre acesso, uma vez que o titular dos dados tem o direito de saber por quanto tempo e para quais fins suas informações estão sendo armazenadas.

Ao conservar cadastros de clientes inativos por anos, sem qualquer interação ou previsão contratual vigente, ou ainda ao manter históricos completos de ex-funcionários muito além dos prazos legais para defesa de direitos trabalhistas ou previdenciários, as organizações se expõem a riscos desnecessários. Vazamentos, acessos indevidos e o uso indevido de dados são eventos que se tornam mais prováveis à medida que os bancos de dados se avolumam, sem critério ou revisão periódica.

Mais do que uma obrigação legal, a revisão das práticas de retenção é um compromisso com o respeito à privacidade e à autodeterminação informativa dos indivíduos. A eliminação segura de dados cuja guarda não é mais justificada deve fazer parte das rotinas internas de governança das informações. O “guardar por precaução”, tão comum na cultura organizacional brasileira, precisa ser substituído por um olhar técnico, jurídico e ético.

Cabe, portanto, às empresas promoverem auditorias regulares, instituírem políticas claras de retenção e descarte, e capacitarem suas equipes para agir conforme a legislação. A retenção excessiva de dados não é sinal de zelo, mas de descuido. Em tempos de responsabilização administrativa, cível e até penal, o excesso pode custar caro. E não apenas em multas, mas sobretudo em confiança.