Muitas empresas, especialmente as de pequeno e médio porte, ainda tratam documentos como contratos e políticas internas com certo desleixo. Na tentativa de economizar tempo e dinheiro, optam por copiar modelos prontos da internet, com leves adaptações, acreditando estarem protegidas juridicamente. No entanto, essa prática tem se mostrado não apenas arriscada, mas onerosa a médio e longo prazo.

A política de privacidade é um exemplo recorrente. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tornou-se necessário demonstrar que os dados pessoais tratados pela empresa estão protegidos e que o titular está devidamente informado sobre seus direitos. Copiar uma política de privacidade sem considerar a realidade do negócio, os fluxos de dados envolvidos e os riscos específicos da atividade exercida é um erro que pode comprometer toda a estratégia de conformidade da organização.

Documentos jurídicos, quando redigidos de forma genérica, sem observar a natureza específica da empresa, sua estrutura interna e suas práticas operacionais, deixam lacunas importantes. Essas lacunas, por sua vez, podem ser exploradas em disputas judiciais, fiscalizações administrativas e até em situações simples do cotidiano empresarial, como uma rescisão contratual ou a apuração de responsabilidades em caso de incidente de segurança da informação.

Além disso, políticas internas, como códigos de conduta, termos de uso e regulamentos internos, não cumprem seu papel quando não dialogam com a cultura organizacional e não orientam de forma clara o comportamento esperado de colaboradores, prestadores de serviço e parceiros. É comum encontrar empresas com documentos que falam em tecnologias que não utilizam, em práticas que não realizam ou em obrigações que nunca são fiscalizadas. Isso enfraquece a governança interna e, pior, pode ser usado contra a própria empresa em litígios.

Investir na elaboração de documentos personalizados, construídos com base na realidade da empresa, é um cuidado que traz segurança jurídica, fortalece a imagem institucional e previne conflitos. Não se trata de uma formalidade excessiva, mas de um instrumento de organização, prevenção e responsabilidade.

A aparente economia em copiar um modelo pronto pode se transformar em prejuízo. Afinal, um contrato mal feito ou uma política copiada sem reflexão pode custar caro, seja em processos judiciais, seja em sanções administrativas, seja na perda de confiança de parceiros e clientes. O barato, nesse caso, tem preço alto.